006 - إدارة العمليات

أعوذ بالله من الشيطان الرجيم بسم الله الرحمن الرحيم الحمد لله رب العالمين وصلى الله على سيدنا ونبينا محمد وآله الطيبين الطاهرين.

اللهم كن لوليك الحجة بن الحسن صلواتك عليه وعلى أبائه في هذه الساعة وفي كل ساعة ولياً وحافظاً وقائداً وناصراً ودليلاً وعينا حتى تسكنه أرضك طوعا وتمتعه فيها طويلا برحمتك يا أرحم الراحمين وصلِ اللهم على سيدنا ونبينا محمّد وآله الطيبين الطاهرين.

الفصل الرابع إدارة العمليات وفيها خمس نقاط:

الأولى الهيكل العام للشركة

الثاني التخطيط

الثالث التحكم بالإنتاج

الرابع التأكد من الجودة النوعية

الخامس السعي إلى التطوير المتواصل

وفي الختام نذكر الخلاصة.

إدارة العمليات

قلنا إن الإدارة إما أن تتعلق بالذات أو بالناس فالمورد الأول للإدارة إدارة الذات والنفس والمورد الثاني للإدارة إدارة الناس المورد الثالث هو إدارة العمليات بين الناس فالشركة والمدرسة والمؤسسة الإدارية لها رئيس ومرؤوسين لها مدير ومدار وكل مدير ورئيس لابد أن يدير عمليات معينة في الشركة أو المدرسة أو المؤسسة الإدارية إما أن يكون مديرا عاما وإما أن يكون مديرا لقسم كقسم المشتريات أو قسم السكرتارية أو قسم العمال أو مندوب مبيعات أو مجموعة مهنيين ومحترفين والمحصلة واحدة لابد من وجود رئيس واحد يرأس مجموعة ويدير العمليات وبالتالي هذا المدير لا يدير المجموعة بطريقة عشوائية وعفوية وانتقائية فهذه حماقة في الإدارة بل المدير لابد أن يدير وفقا للإرشادات الإدارية الصحيحة ولكي نتقن العناصر المهمة في إدارة العملية الإدارية لابد من معرفة عناصر العملية  الإدارية وهي خمسة:

الأول الهيكل العام للشركة والمؤسسة

الثاني التخطيط

الثالث التحكم في الإنتاج

والرابع التأكد من الجودة النوعية

والخامس السعي إلى التطوير المتواصل ونأخذ هذه العناصر المهمة في إدارة العمليات تباعا

الأول الهيكل العام للإدارة

أولا ما هي الشركة أو المؤسسة الإدارية يعرفونها هكذا مجموعة من الناس يعملون معا من أجل تحقيق هدف عام لفترة زمنية طويلة فإذا كنت رئيسا لمدرسة أو لحزب أو لمؤسسة إدارية فأنت ترأس مجموعة من الناس تريد الوصول إلى هدف معين خلال فترة زمنية معينة وتعمل لشكل دائم وبالتالي لابد أن تعرف الهيكل العام إلى الحزب أو المدرسة أو المؤسسة ولابد أن يعرف الموظفون والمرؤوسون الهيكل العام للمؤسسة حتى يعملون بانتظام وبالتالي لابد من معرفة أربعة أمور لكي يتضح الهيكل العام للمؤسسة:

الأمر الأول الأدوار

الثاني المهام والمسؤوليات

الثالث العلاقات

الرابع الصلاحيات

أما الأول الأدوار كل شركة وكل مؤسسة يحتاج أن تعرف دور كل واحد من الأعضاء فدور الحارس حراسة المؤسسة من اللصوص والسرقة وتوفير الأمن ووظيفة قسم السكرتارية المكاتبات ووظيفة قسم التسويق توفير المنتجات في السوق وتحقيق المنافسة ووظيفة قسم الأساتذة توفير الأساتذة للطلاب ووظيفة قسم الطلاب معالجة مشاكل الطلبة ورفع مستوياتهم وبالتالي إذا شخص يعمل في قسم المحاسبة لن يعمل في قسم المطبخ وأما إذا كانت المؤسسة فوضوية فإنه ربما حتى رئيس المؤسسة يعمل في تنظيف الحمامات فضلا عن العمل في المطبخ إذن لابد من كتابة الأدوار مثل يمثلون فلم سينمائي كل واحد مكتوب دوره هذا دوره دور البطل هذا دوره دور العدو هذا دوره دور الصديق كذلك الشركات والمؤسسات الإدارية كل عامل يندرج ضمن الهيكل الإداري لابد من كتابة دوره أنت تشكل اتحاد ما هي وظيفة رئيس الاتحاد ما هي وظيفة السكرتير ما هي وظيفة المسؤول المالي ما هو دور مسئول العلاقات العامة هذا كله يكتب أنت تعمل في مجلة مما تتألف المجلة؟ المدير المسؤول المشرف العام رئيس التحرير هيئة التحرير كل هذا لابد أن تكتب أدوارهم إذن لكي يكون الهيكل التنظيمي والإداري للمؤسسة والشركة ناجحا لابد من كتابة هذه الأدوار وتوزيع هذه الأدوار بشكل عادل لا أن البعض يشتغل من أول الدوام إلى آخر الدوام والثاني ينام وعنده استرخاء مكتبي فلابد من توفير وكتابة الأدوار وتوزيعها بشكل عادل.

النقطة الثانية المهام والمسؤوليات

بعض المؤسسات تشتري الخبرات أو لم تنظر إلى النوادي الرياضية كيف تشتري اللاعب الفلاني بكذا مليون دولار كذلك الشركات المؤهلة والمؤسسات الكبيرة فإنها تشتري ذوي الكفاءة والخبرة من محاسبين ومحامين لأن الحاجة إليهم في بعض الظروف الحالكة مهمة جدا وقد تنقض المؤسسة من السقوط في قعر الهاوية والجحيم لذلك المؤسسات القوية هي التي تلملم الخبراء والطاقات وذوي الكفاءة أو لم تسمع بحكومة تكنوكرات يعني حكومة متخصصين مهنيين يعني وزير الصحة طبيب لا أن تأتي بعسكري وتجعله وزير صحة، وزير التربية والتعليم خبير تربوي، وزير الخارجية دكتورا في العلاقات الدولية هذه حكومة متخصصين مهنيين ولا حكومة كفاءات قد واحد عنده كفاءة لكن غير متخصص مثلا الدكتور علي أكبر ولايتي مخضرم في السياسة الخارجية لكن تخصصه طب أطفال لذلك أحيانا يقولون حكومة تكنوكرات وأحيانا يقولون حكومة أحزاب أو حكومة سياسية وأحيانا يقولون حكومة تكنو سياسية يعني قسم منهم تكنوكرات متخصصين وقسم منهم سياسيين حزبيين من أهم هذه المهام واحد الإنتاج والتصنيع هذا للشركات الصناعية، اثنين التسويق والمبيعات الشركات التجارية، البحث والتطوير يعني متخصصين دائما يطورون المؤسسة يبحثون، أربعة التصميم يقوم به قسم الهندسة، خمسة إدارة شؤون الموظفين، الموظفين لهم شؤون رواتب قروض علاوات، السادس المحاسبة وهو مسئول عن العمليات الحسابية والسابع قسم المعلومات وهذا مهم تقنية المعلومات كل ما كان قسم المعلومات قسما قويا كلما كانت الإدارة إدارة قوية إذا أتقنت استثمار هذه المعلومات، هذا تمام الكلام في الأمر الثاني المهام والمسؤوليات.

الأمر الثالث العلاقات يعني هناك علاقات موجودة بين الموظفين وبين العمال وهذه العلاقات على ثلاثة أنحاء:

النحو الأول العلاقات الخطية وهي العلاقة بين الرئيس والمرؤوسين خطيين هذا الهيكل الإداري المدير تحت المسؤول التعليمي المسؤول التربوي المسؤول الثقافي مسئول البحوث أربعة أقسام ثم تحت المسؤول التعليمي الهيئة التعليمية المدرسين الطلاب وهكذا هذه معلومات خطية علاقات خطية مدير ومساعد المدير.

الثاني العلاقات الناشئة عن إسناد المهام والمسؤوليات العملية وهي علاقات تحكم من هم أعلى مرتبة ومن هم أدنى درجة هذا مدير لكن أحسن علاقة عنده مع الفراش لأن هذا الفراش يشتري له فاكهة تمام أو تنفيذي بحت اعمل كذا اعمل كذا ما يعصي المدير فعلاقته قوية مع المدير غير مساعد المدير مشاكس المدير أحيانا في بعض المؤسسات تتوسط إلى المدير ونائبه الشغلة ما ؟؟؟ الجايجي يعملها لك لأن الجايجي عنده علاقات واسعة يخدم هذا ويخدم هذا ويخدم هذا فحسب العلاقات الخطية بون شاسع المدير أول واحد والجايجي أو المنظف آخر واحد لكن بحسب العلاقات الناشئة من إسناد المهام والمسؤوليات العملية الجايجي دلوعة المدير هذه علاقة تنشأ من إسناد المهام من المعاشرة العملية.

في بعض المؤسسات أحيانا علاقات خارج الإدارة يعرفون مفتاح المدير امرأته في بعض الدول هكذا يذهب يزوره ويقدم هدية إلى امرأته خاص المرأة تقرر والمدير صم بكم عمي هذا واقع موجود بعضهم طلع جنسيات بهذا السبب رئيس الجنسية بعث هدية إلى امرأته خلص بعد هذه المرأة قالت الذي يقوله فلان تعمله خلاص كثير من هذه البلدان الدانية قائمة على هذا الأساس.

الثالث العلاقات الوظيفية

وهي العلاقة القائمة بين الموظفين والمشرفين عليهم مباشرة هذا رئيس قسم وهؤلاء موظفين عنده هذا مدير وهذا سكرتيره هذا مدير وهذا رئيس مكتب المدير هذا وزير وهذا وكيل الوزارة هذه علاقات وظيفية فإذا أصبحت رئيسا لإدارة من الإدارة اعرف هذه العلاقات الثلاث أنت مثلا ترأس اتحاد هناك علاقات خطية هذا رئيس الاتحاد وهذا مسئول العلاقات العامة وهذا المسؤول المالي وهذا مسئول التبليغ هذه علاقات خطية وهناك علاقات عملية يمكن هذا رئيس الاتحاد علاقته أكثر شيء مع المسؤول المالي لأنه يأتي له فلوس لكن هذا مسئول التبليغ علاقته معه مو زينه دائما يأخذ فلوس وهناك علاقات وظيفية هذا مسئول التبليغ ويندرج تحته مبلغين فهذه علاقات ثلاث ينبغي أن تلحظ.

هذا تمام الكلام في الأمر الأول الهيكل العام للشركة إلى هنا في الهيكل العام للشركة قلنا توجد عندنا أربع نقاط النقطة الأولى الأدوار النقطة الثانية المهام والمسؤوليات النقطة الثالثة العلاقات.

تبقى النقطة الرابعة الصلاحيات

المراد بالصلاحية سلطة المدير وحدود سلطته فالمدير لا يملك البلاد والعباد وإنما له سلطة محدودة مثلا صرف مال الشركة له حدود معينة هو كمدير كل مدير له حدود معينة في صرف مال الشركة اثنين إسناد المهام له حدود معينة ما يشغلون في أشغاله الشخصية يشغلهم ضمن إطار الشركة أو المؤسسة.

الثالث الإذن والموافقة والتوقيع على العقود نيابة عن المؤسسة والشركة هذا ضمن حدود معينة ليس له أن يوقع على أي عقد ضمن حدود معينة.

الرابع عمل العروض إلى الأسعار وبيع منتوجات الشركة بسعر التكلفة هل له صلاحية أو لا قد لا يحق له أن يبيع بسعر التكلفة لابد من وجود ربح، التحدث إلى الإعلام عن الشركة فهذه أمور ينبغي معرفتها في الصلاحيات وبالتالي لابد من الحديث عن التنظيم البنيوي للمؤسسات والشركات ولابد من معرفة المفاهيم والأساليب الإدارية المتعلقة بالتنظيمات الإدارية ونذكر لكم خمسة أمور:

الأول التنظيم الأفقي أو اللا طبقي هذا كله في تحديد الصلاحيات والسلطات للمدير نذكر أربع طرق:

الطريقة الأولى التنظيم الأفقي أو اللا طبقي

الثاني التنظيم اللا مركزي

الثالث التنظيم القائم على تحديد مراكز التكلفة والربح

الرابع التنظيم المصفوفي أو تنظيم المشروع

الخامس التنظيم بالإدارة الذاتية لمجموعات العمل

الأول التنظيم الأفقي أو اللا طبقي

يعني يوجد مدير هو الرأس والباقي كلهم في أفق واحد كلهم مرؤوسين سواسية لا تفاضل بينهم افترض مدرسة فيها مدير ومدرسين فقط مشروع تعليم صلاة لا فيها إداريين ولا فيها جايجي ولا فيه شيء مشروع تعليم أطفال فيها المدير والمدرسين هنا لا توجد طبقية كل المدرسين سواسية يوجد المدير ويوجد المدرسون فالتنظيم الأفقي أو اللا طبقي يعني إزالة الطبقات البينية في التنظيم الإداري يعني لا توجد إلا مستويات قليلة بين الإدارة العليا والعمال، ما هي ميزة التنظيم الأفقي؟ يتميز بتقليل التكلفة المشاريع التي من هذا النوع ما فيها تكلفة إذا تنظيم أفقي ترى أغلب الحسينيات المساجد مشاريع تعليم الصلاة مشاريع تعليم الأطفال هي من نوع التنظيم الأفقي أو اللا طبقي تتميز بتقليل التكلفة المالية وتقليل حجم التسلسل الإداري هذا التنظيم يتميز بسرعة عمل القرار الرئيس يقرر.

في الكشافة رئيس الكشافة يقرر نذهب إلى البستان الفلاني نذهب إلى الجبل الفلاني لا يحتاج اجتماع مجلس إدارة إذن هذا فيه مميزات ثلاث مهمة أولا سرعة اتخاذ القرار، ثانيا قلة التكلفة، ثالثا قلة حجم التسلسل الإداري لكن فيه مساوئ الأول يحتاج إلى قدرة هائلة على التحكم يعني هو هذا مدير واحد كيف يضبط الأطفال هذا يحمل هم فيحتاج على قدرة على التحكم والسيطرة، اثنين هذا التنظيم يزيد من كثرة التقارير التي يرفعها العاملون إلى الرئيس كل واحد يجب أن يعطي تقرير أنت ماذا عملت في شراء المؤونة أنت ماذا عملت في تعليم الأطفال أنت ماذا عملت كيف رتبت لنا المكان الفلاني تزداد هذه التقارير، من المساوئ تقليل الترقيات ما يترقون من أول ما دخل المشروع إلى أن خرج هو مسئول الخدمات أو مدرس الترقيات قليلة جدا هذا تمام الكلام في التنظيم الأفقي أو اللا طبقي هذه أمور عملية في مقام العمل تستفيد منها.

الثاني التنظيم اللا مركزي وعادة الشركات الكبيرة والتي لها فروع في محافظات ودول مختلفة تلجأ إلى التنظيم اللا مركزي والمراد به القرار المنفصل عن المكتب الرئيسي صمم هذا التنظيم ليناسب الشركات التي تريد أقرب إلى زبائنها بحسب الدولة التي تعيش فيها بالتالي افترض سلسلة سوبر ماركت لها فروع عديدة في دول مختلفة في بعض الدول عندها قانون البضاعة التي تباع لا ترد ولا تستبدل لأن هذه الديرة كلها نصابين في منطقة ثانية البضاعة التي تباع ترد أو تستبدل في بعض المناطق توجد تخفيضات في دول أخرى لا توجد تخفيضات فيترك لكل فرع في أي دولة ومحافظة حرية التصرف فتصير إدارة لا مركزية عادة في المشاريع الكبيرة التي تريد أن تجذب المستثمرين والزبائن لا تستخدم اللامركزية في مكان صغير أو في شركة صغيرة أو في دولة صغيرة يسهل القضاء عليها مثلا التنظيمات إذا تنظيم عالمي مثل أخوان المسلمين أو غيره هذا يحسن أن تكون له لا مركزية تنظيم كل بلد يتكيف مع بلده أما إذا تنظيم في بلد واحد وهذا البلد صغير جدا اتخذت مركزية أو لا مركزية من السهل يخنقونك من السهل يقضون عليك.

الثالث التنظيم القائم على تحديد مراكز التكلفة والربح

يعني المدار على المنفعة ودفع المضرة فالقرار دائما يخضع لحساب التكلفة والربح ميزة هذا أنه يعطي المدير صلاحية ويعطيه قدرة على تحصيل انطباع مباشر عن نتيجة قراره هل فعلا هذا قراره حقق ربحا أو لا.

الرابع التنظيم المصفوفي أو تنظيم المشروع

وبنية هياكل هذه الشركات تعتمد على عمل الفراق بشكل متداخل المهام وتوضع هذه البنية عادة لتنفيذ مشاريع الشركة مثل التصميم أو الترويج لمنتج جديد ويبقى أعضاء فرق العمل في المشروع أعضاء في الهيكل الدائم للشركة بمهامهم الرئيسية وتسند لهم مهام أخرى يعني افترض هذه شركة مؤلفة من عشر دوائر هذه الدوائر العشر كلها تندرج ضمن الإدارة العليا وهذه الدوائر العشر أيضا يوجد تداخل بين بعضها مثلا عندنا دائرة الأعلام وعندنا دائرة العلاقات العامة قد يشتركان فيما لو عملنا معرضا فإن دائرة الإعلام ودائرة العلاقات العامة يشتركان في إقامة هذا المعرض وقد يفترقان في الأمر الذي يتمحض في الإعلام والأمر الذي يتمحض في العلاقات العامة طبعا هذه ميزة أنه قد تأتي ببعض المستشارين وبعض المختصين وتستعين بهم في هذه الشركة.

الأمر الخامس التنظيم بالإدارة الذاتية لمجموعات العمل مثل فرق العمل التي تعمل في مصانع السيارات وظيفتها جمع أجزاء السيارة في هذه الحالة كل شخص وذات كل فرد له مسؤولية محددة هذا يضع الإطارات هذا يضع المكينة طبعا هذه الإدارة تحتاج إلى مرونة تامة حتى يحصل ائتلاف بينهم إذا ما بينهم مرونة وما بينهم انسجام واحد يقول دع السيارة بدون إطارات ما يمشي الشغل مثال هذا ماذا الإدارة الذاتية لمجموعة العمل الفرق التي تعمل على إقامة حفل في حسينية أو في مسجد هؤلاء من هذا الصنف إدارة ذاتية لمجموعات العمل لابد أن يكون هناك انسجام ذاتي بينهم، هذا تمام الكلام في الأمر الأول.

تخطيط وإرادة، إرادة من دون تخطيط عمل عشوائي وعفوي تخطيط من دون إرادة تنظير من دون واقع إذا شخص عنده مخ استراتيجي مستقبلي قادر على التخطيط وثانيا عنده إرادة فولاذية صبر وما يعجز هذا يصنع المستحيل وبعبارة أخرى عنده بعد نظري وعنده بعد عملي، البعد النظري القدرة على التخطيط والتنظير والبعد العملي الإرادة المتجسدة في أرض الواقع وليس المراد بالإرادة الإرادة الداخلية المراد العمل الميداني إذا واحد عنده تخطيط وعنده مثابرة في العمل سيكون ناجحا.

النقطة الثانية من إدارة العمليات التخطيط يأتي عليها الكلام.

وصلى الله على محمد وآله الكرام