009 -إدارة المعلومات

أعوذ بالله من الشيطان الرجيم بسم الله الرحمن الرحيم الحمد لله رب العالمين وصلى الله على سيدنا ونبينا محمد وآله الطيبين الطاهرين.

اللهم كن لوليك الحجة بن الحسن صلواتك عليه وعلى أبائه في هذه الساعة وفي كل ساعة ولياً وحافظاً وقائداً وناصراً ودليلاً وعينا حتى تسكنه أرضك طوعا وتمتعه فيها طويلا برحمتك يا أرحم الراحمين وصلِ اللهم على سيدنا ونبينا محمّد وآله الطيبين الطاهرين.

 الفصل السادس إدارة المعلومات

ونتطرق إلى ثلاث نقاط رئيسية وثلاثة محاور:

الأول جمع المعلومات

الثاني الاتصال

الثالث استخدام المعلومات

وفي النهاية نذكر الخلاصة.

كلما كانت المعلومات حاضرة لدى المدير وكلما حصلت المعلومات بسرعة لدى المدير كلما أسرع في اتخاذ القرار فالإدارات القوية هي الإدارات التي توجد فيها وسائل سريعة للحصول على المعلومات والحصول على المعلومات إما أن يكون بشكل مباشر وشخصي وإما أن يكون بشكل تقني عن طريق شبكة معلومات أو منظومة معلومات من هنا نتطرق إلى المحور الأول جمع المعلومات.

الكثير من الإدارات فيها الكثير من الملفات والمخازن والدواليب والكتب والأوراق وعلى الرغم من ذلك يشعر المدير بنقص المعلومات وبالتالي لابد من وجود نظام وآلية للتحكم في هذه المعلومات وتنظيم هذه المعلومات لذلك في عالم اليوم الحديث تصمم الكثير من الأنظمة للقيام بجمع المعلومات وتنظيم المعلومات أما مجرد معلومات في أرشيف ضخم لكنه مبعثر وغير منظم فإن هذا سيعيق العملية الإدارية من هنا فإن هناك دراسات خاصة بالأرشفة وكيف تؤرشف المعلومات وكيف تحصل على أي معلومة بطريق سريع وبالتالي لكي يحصل المدير على المعلومة المناسبة إما أن يحصل عليها بطريق شخصي مباشر عن طريق تجوله في المؤسسة أو سؤاله وإما عن طريق تقنية المعلومات من شبكات وأجهزة حواسب وغير ذلك من هنا نتكلم في ثلاثة أمور تعين على جمع المعلومات.

الأمر الأول شبكات الاتصال

الأمر الثاني الإصغاء الفعال

الأمر الثالث القراءة

أما الأمر الأول شبكات الاتصال

فالكثير من المدراء يعتمد على التقارير اليومية والملاحظات وملخصات الاجتماع والحال أنها ليست الوسيلة الوحيدة للحصول على المعلومة بل يمكن أن تكون مرتبطا داخل المؤسسة والشركة والإدارة بشبكة حية من خلال منظومة حواسيب والآن الكثير من الشركات والمؤسسات التعليمية والتجارية عندها شبكة خاصة داخلية أي معلومة تكتبها تنزن الآن مثلا جامعة المصطفى العالمية كانت سابقا المعاملات الإدارية يدوية والمراسلات ورقية الآن توجد عندهم شبكة خاصة بين جامعة المصطفى وجميع ممثلياتها في العالم، المدير يعطونه جهاز حاسوب خاص هدية من جامعة المصطفى ويعطون كارتابل خاص يعني يعطون فلاش مموري خاص لشبكة خاصة الآن تكتب معلومة عن طالب مدرس هيئة علمية كل أعضاء جامعة المصطفى في العالم يرون هذه المعلومات الآن هذا الكثير من المؤسسات الإدارية والشركات عندها شبكة داخلية خاصة ويقولون المدير لابد أن تكون عنده ملكة النزول والاستماع للقاعدة لا أنه يعتمد على سكرتيره أو على أعوانه ويعيش في برج عاجي معزول عن العالم.

النقطة الثانية الإصغاء الفعال

بعض المدراء في سباق مع حناجرهم يتقن الكلام ولا يتقن الإصغاء والاستماع لذلك الشخص إذا صار مدير أو رئيس أو شيء يعلم نفسه ملكة الإصغاء والاستماع يعني القدرة على تحمل سماع الكلام يعني لو واحد يتكلم خمس ساعات أنت تستطيع أن تسمعه هذا يحتاج إلى ملكة بعض الأشخاص يمكن أن يتكلم ساعتين خمس ساعات فيدل كاسترو كان يلقي سبع ساعات متواصلة ولكن لابد من تعلم ملكة الإصغاء الفعال قال تعالى (الذين يستمعون القول فيتبعون أحسنه) وليس المراد السمع المراد الاستماع والسمع هو مجرد دخول الصوت إلى الأذن من دون التفات إليه وأما الاستماع عبارة عن الإصغاء والتمعن وبالتالي ست نقاط تعين على الإصغاء الفعال:

النقطة الأولى في البداية تجنب الصورة التي كونتها عمن يتحدث معك من خلال الأفكار السابقة التي ذكرت لك عنك، يأتيك شخص أنت تتصور أنه عنيد أو تتصور أنه شجاع أو تتصور أنه جبان هذه الصورة القبلية التي بنيتها عنه انسها امسحها من ذاكرتك تأمل في كلامه.

النقطة الثانية شاهد حديث الجسم وتفاعل معه هو يتكلم ويتحرك وأنت جالس ورأسك إلى الأسفل ولا تنظر إليه هو لن ينطلق لكن أنظر إليه إلى حركات يده لسانه جسمه حتى يشعر أنك مندمج معه ومسغ إليه.

النقطة الثالثة تجنب أن لا يكمل المتحدث الجملة دعه يكمل الكلام للأسف بعض الأخوة أقطع كلام بالخير هو كلامه قاطعه لكن يحل الكلام أقطع كلامك بالخير من قال، قال رسول الله "صلى الله عليه وآله" (من تعرض لأخيه المسلم المتكلم فكأنما خدشه في وجهه) إذا هو يتكلم وتقطع كلامه كأنما خدشته في وجهه وجرحته دعه يتكلم الله "عز وجل" فقط أنت أعطاك ملكة الكلام الآخرين أيضا يمكن أن يتكلمون لذلك دعه يكمل جميع كلامه يكمل الجملة.

الرابع تجنب أن تقطع الحديث عن الآخرين أحيانا هو لا يكمل جملة أحيانا لا يكمل كلامه لا تعطيه فرصة أن يكمل كلامه مثلا تكلم كلمتين تغضب وترفع صوتك وينتهي كل شيء.

الخامس شجع المتحدث عند الضرورة بكلمات مثل نعم صحيح واصل تابع مرحبا أهلا وسهلا جيد بارك الله فيكم استرسل استمر وبعض الإشارات غير اللفظية مثل الابتسامة الإيماء بالموافقة أو الإيماء بعدم الموافقة تحريك الرأس إظهار ما يشعر بالارتياح.

السادس تحمل الصمت والتردد من قبل المتحدث فقد يكون المتحدث يهابك ويصمت مدة طويلة ويتردد أأأ ما أدري ماذا أقول شجعه قل تفضل ما شاء الله أنت منطيق تفضل كلي سمع لك أأمرني شجعه هذا تمام الكلام في الأمر الثاني الإصغاء الفعال.

الثالث القراءة ولعظمة القراءة نزلت أول آية في كتاب الله (بسم الله الرحمن الرحيم أقرأ باسم ربك الذي خلق، خلق الإنسان من علق) وهذا يرشدنا إلى أهمية القراءة في تحصيل العلم ولكن للأسف الشديد أكثر المدراء لا يقرؤون كثيرا أكثر المدراء يقرأ النزر اليسير بل أكثر المدراء لا يحبون القراءة وبالتالي لابد من تعلم مهارات القراءة الفعالة هناك بحث يقال له القراءة السريعة توجد كتيبات أو كتب في كيفية القراءة السريعة كيف تركز على المحاور على اللب على الأفكار الرئيسية وبالتالي القراءة ضرورية لأي إدارة وظيفية وكلما كانت إدارتنا أفضل إن شاء الله تكون إدارتنا أفضل لأن القراءة هي من أكبر الوسائل للحصول على المعلومات وبالتالي من يقرأ المذكرات الداخلية والمراسلات الخارجية والتقارير التي ترفع إليه والتي تحتاج إلى مزيد من الانتباه والتركيز يقرأ بعض المجلات المتخصصة الكتب الإدارية فإنه إذا حصلت القراءة مع مزيد من الفهم والاستيعاب صارت القراءة قراءة فعالة وبالتالي سيتقدم هذا المدير لأن المعلومات التي سيحصل عليها كبيرة جدا.

أنا أتذكر لما حصلت انتفاضات التسعينات وذهبنا إلى بعض المراجع وبعض العلماء نحن أهل البحرين وجدنا بعضهم مثل آية الله الشيخ إبراهيم الأميني إمامة جمعة قم الذي توفي شهر شهرين رحمة الله عليه كان عنده معلومات أكثر منا هو يعطينا المعلومات لشدة قراءته ومتابعته يعني أذهلنا من حجم المعلومات التي عنده ولذلك لابد من مراجعة مدى احتياجاتنا للمعلومات ولابد من تنقيح وتهذيب المعلومات هل هي معلومات صحيحة أو خاطئة لذلك هناك مقولة معروفة وما آفة الأخبار إلا رواتها لأن ناقل الخبر قد يزيد وينقص فإذا أعطاك معلومة خاطئة قد تتخذ قرارا إداريا خاطئا ولذلك هناك عدة أسئلة لابد أن تسأل نفسك كمدير بالنسبة إلى المعلومات.

السؤال الأول ما هي المعلومات التي أزود بها الآن؟ هل أزود بها بانتظام أو أحيانا؟ بعض المدراء أصلا ما يعطوه معلومات بعض المدراء يقول هذا نائبي ما يعطيني أي معلومة يرفض النائب أقوى من المدير النائب يعطيني أنا يأتي إلى المؤسس أما المدير ما يعترف بالمدير ما يعطيه معلومات هذا مشكل.

السؤال الثاني هل الدقة في هذه المعلومات مرضية لك؟ أحيانا تقرأ التقرير تعرف أن هذا كله كلام كذب أو إيهام أو تضخيم للحقائق.

السؤال الثالث هل كل نوع من هذه المعلومات المذكورة ضروري مفيد قريب في متناول اليد عديم الفائدة، بعضهم يرفع لك تقرير يضيع وقتك مئة ورقة وإذا تقرأه كله يمكن تلخيصه في ورقتين هذا مهم في القراءة والتقارير، لذلك تعرف هذا الذي يعطيك التقرير وتقيمك إليه كيف تقرأه هذا مهم.

السؤال الرابع ما هي المعلومات الإضافية التي أضافها إليك هذا التقرير؟ أحيانا تقرأ مئة صفحة ما يضيف إليك شيء جديد كله إنشاءات وبيان مشاعر من دون إيراد معلومات وكيف نحتاج هذه المعلومات وكيف نحصل عليها في معظم الوقت هذا تمام الكلام في القراءة.

إلى هنا انتهينا من المحور الأول وهو جمع المعلومات بنقاطه الثلاث شبكات الاتصال الإصغاء الفعال القراءة يعني أي مدير حتى يجمع المعلومات وهذه الأمور مهمة عنده مثلا إذا هو قائد سياسي ميداني ليس المراد بشبكات الاتصال فقط الكمبيوترات عنده قادة ميدانيين على الأرض يختلطون بالناس يشخصون الوضع والله الناس تبعت وإلا لحد الآن روح الثورة عندهم مستعدين للتضحية أو لا يريدون المهادنة لابد يكون عنده شبكة منظومة من الشباب ومن العاملين والقياديين على الأرض ويصغي لهم بفعالية ويقرأ تقاريرهم بفعالية.

المحور الثاني الاتصال كيف يتصل القائد بالشعب وكيف يتصل المدير والرئيس بالمرؤوسين وعملية الاتصال هي العملية الأساس لكل الأنشطة الإدارية لذلك حزب الله لبنان منذ أن تأسس سنة 1982 ميلادية عندما هجمت إسرائيل على جنوب لبنان وأعلن عنه بشكل رسمي بعد سنتين أو ثلاث سنوات سنة 1984 و 1985 أعلن عنه بشكل رسمي تحت مسمى حزب الله لم يتدخل في الدولة ولم يوقف العمل في بيروت إلا في خمسة وعشرين أيار بعد حرب تموز حينما عملاء إسرائيل وأمريكا في الحكومة اللبنانية أرادت أن تجعل أجهزة الاتصال لأن حزب الله عنده شبكة داخلية خاصة بالاتصال قالت هذه لابد أن تكون تحت سلطنة الدولة هنا خرج الأمين العام لحزب الله لبنان سماحة السيد حسن نصر الله وقال اليد التي ستمتد إلى جهاز الاتصال ستقطع خلال ربع ساعة سقطت بيروت بالكامل وأكثر شيء سقطت بالمعلومات مو بقوة السلاح وكان هناك مخطط جماعة سعد الحريري عندهم أسلحة ومجهزين وجاءوا بشاحنات أسلحة في عمارات جماعة سمير جعجع القوات اللبنانية أيضا مسلحين في العمارات شباب حزب الله أخذوا يدور على العمارات يأتي إلى العمارة الأولى فلان وفلان وفلان من القوات اللبنانية أنتم في الطابق رقم 10 في غرفة كذا انزلوا وعندكم سلاح كذا وكذا وكذا يأتي إلى هذه العمارة بالسماعة فلان وفلان وفلان من جماعة الحريري عندكم أسلحة كذا وكذا وكذا أنتم في الطابق الفلاني في المكان الفلاني أنتم تحت المراقبة استسلموا وسلموا الأسلحة صار انهيار نفسي وذلك بواسطة سلاح المعلومات كلهم تحت المراقبة أنتهى كل شيء لم يستطيعوا أن يطلقوا طلقة واحدة لذلك جهاز الاتصال مهم جدا، تلاحظ أن إسرائيل أخزاها الله ضربت قناة المنار خلال دقائق معدودة انتقل البث إلى مكان تحت الأرض وواصلت قناة المنار بث النشرة الإخبارية ومتابعة أحداث الحرب ولم ينقطع الأمين العام لحزب الله لبنان سماحة السيد حسن نصر الله لحظة واحدة عن جميع القادة الميدانيين الذين داخل الأراضي المحتلة وخارج الأراضي المحتلة والذين يديرون المعركة هذا قوة وإلا كيف أنت الآن أنت رئيس وهؤلاء مرؤوسين أنت في معزل وهم في معزل هذا مهم جدا المدير والرئيس لابد أن يكون حاضرا مع القيادة وعلى اتصال مع القاعدة لابد بينهم وبالتالي تواصل المدير والرئيس مع المرؤوسين على نحويين تواصل شخصي وتواصل تقني نذكره في خمسة أمور:

الأول الاجتماعات هذا طرق التواصل والاتصال الأول الاجتماعات، الثاني عرض وتقديم المنتجات، الثالث التفاوض الرابع الاتصال المكتوب الخامس تقنية المعلومات، الأمر الأول الاجتماعات يشعر الكثير من المدراء في أنهم يضيعون وقتا كبيرا في الاجتماعات خصوصا الاجتماعات الدورية كل يوم سبت اجتماع كل يوم خميس اجتماع كل يوم أربعاء كل يوم... أحيانا لا يوجد عمل ولكن يوجد اجتماع يعني لتضيعة الوقت لشرب الكوفي والشاي هذا الشعور بالسأم أحيانا من طريقة إدارة الاجتماعات إذا المدير لا يتقن إدارة الاجتماعات مثلا تصير كأنها كهوة هذا يسولف وهذا يأتي بقصة وهذا يشرح مشاعره يضيع الوقت تصير ساعة ساعتين ثلاث هذا المدير لا يضبط الوقت في البداية ولا يضبط الوقت في النهاية صحيح الأعضاء يشعرون بالراحة لكن بعد ذلك يستثقلون لأنه لا يوجد أمد محدود فالكثير من السأم الذي يرجع إلى الاجتماعات نتيجة الإدارة السيئة للاجتماع بل أحيانا لا توجد ضرورة للاجتماع لذلك يلجأ الكثير من المدراء إلى أتباع أسلوب اللجان ما يحتاج أجمع إلي خمسين واحد أو كل الرؤساء الشخص المعني أو اثنين أو ثلاثة يشكلون لجنة هؤلاء هم الذين يقومون بالعمل تلتقي معهم بمقدار الضرورة والتوجيه هكذا تشعر بفعالية تشعر بإنتاجية ولكن تشكيل اللجان لا يغني عن الاجتماعات العامة الاجتماعات العامة مطلوبة وتشكيل اللجان مطلوب والالتقاء بالمسئول المعني أيضا مطلوب إذن كيف يتواصل المدير الاجتماعات ومنها اللقاء مع اللجان ومنها اللقاء مع المسئولين المعنيين بالقرار.

سؤال ما المائز بين اللجان وبين الاجتماعات؟ اللجان يمكن الاجتماع بها بشكل سريع وبأي وقت أو الشخص المعني بالملف يمكن في أي وقت حتى في منتصف الليل تتصل إليه الآن أزورك وتنهي معه الموضوع وأما الاجتماعات فلان مسافر فلان مشغول فلان عنده درس فلان في المستشفى وبالتالي الإدارة عن طريق التواصل مع الشخص المعني بالملف ومع اللجان أسرع من الاجتماعات نعم في الاجتماعات يكون القرار انضج نظرا لكثرة العقول وتلاقح الأفكار وبالتالي قد ينفر المدير من الاجتماعات ويعول على اللقاء بالشخص المعني من دون لجان ولا اجتماعات فيبتلى بالاستبداد والارتجال والتسرع وأنه قد شخص يهيمن عليه فما هي الطرق والتوجيهات لإدارة الاجتماعات بطريقة فعالة حتى لا تسأم من هذه الاجتماعات نذكر لكم أحدى عشر طريقة حتى لا تقول شيخنا هل توجد كتب لإدارة الاجتماعات نعم توجد كتب لإدارة الاجتماعات لكن  نذكر هذه الطرق إحدى عشر وسيلة وتوجيه ضروري لإدارة الاجتماعات الفعالة:

الأول اسأل نفسك هل أنت بالفعل تحتاج إلى هذا الاجتماع أو لا؟ نحن نجتمع كل خميس هذه الخميس لا يوجد  عندنا شيء لا داعي للاجتماع نلغي الاجتماع طبعا أحيانا أنت بحاجة إلى ترطيب العلاقات حتى إذا شيء ما موجود في البداية تريد تآلف القلوب والنفوس وتلاقح الأفكار هذا جيد ولكن النفوس جيدة والأفكار جيدة لا داعي لمضيعتها، الآن هم الذين يحضرون خمسين وساعة يعني خمسين ساعة تتلف الضرورات تقدر بقدرها.

التوجيه الثاني أدعو أقل عدد ممكن من الناس للاجتماع والذي تجد أن حضوره ضروري للغاية اجتماعك خمسين واحد شنو مؤتمر علماء أنت الأشخاص الضروريين أنت تريد أن تخرج مسيرة تجتمع مع الحركيين والميدانيين الأساسيين كم واحد؟ واحد اثنين ثلاثة حفاظا أيضا على السرية أما تجتمع بخمسين واحد وأول واحد يعرف استخباراته من الدولة لذلك اقتصر على القدر المتيقن من الأفراد.

الثالث حظر جدول الأعمال الخاص بالاجتماع أذكر واكتب النقاط والبنود الرئيسية واكتب الأهداف المرجو تحقيقها من كل بند البنود التي تطرحها والهدف الذي تتوخاه من هذا الاجتماع هذا البند يقر أو يحذف أو يعدل.

الرابع اذكر المعلومات الضرورية في الوقت المناسب فقط لا تذكر جميع ما عندك ما كل ما يعلم يقال المعلومة الضرورية المناسبة للاجتماع اذكرها وأما الزائد عنها فاحتفظ به للمستقبل.

الخامس قم بتقديم الناس والمواضيع وأخبر عن الأوقات بحرص نبدأ اجتماعنا الساعة العاشرة ننتهي الساعة الحادية عشر الأخوة المجتمعون فلان رئيس كذا فلان مسئول كذا فلان باعتباره ممثلا لكذا نريد أن نطرح هذا الموضوع كيف يمكن أن ننشأ جيلا فعالا حسينيا إلى آخره.

السادس شجع المترددين في الحديث في الاجتماعات تجد واحد اثنين دائما الميكروفون عندهم يحبون يتكلمون والباقي دائما ساكتين وفي الغالب تجد هذا الساكت أفضل من هذا الذي يتكلم فاتح له الفرصة تفضل شيخنا لا تقل له ساكت ما عندك شيء قل له شيخنا أفضل علينا أنت صاحب تجربة وخبرة أفدنا أفادك الله شجعه على الحديث أو واحد أنا أريد أتلكم بس خلاص شيخنا لا أتفضل لا تحرمنا من هذه الفكرة.

السابع قيد وضيق على الإطناب والمديح، بعضهم قبل لا يتكلم ربع ساعة يمدح فيك لا داعي لذلك قل له مشكور جزاك الله خيرا أدخل في الموضوع مباشرة أو بعضهم لاحظوا من الذي يطول الذي يذكر مثال وقصة حتى تعرف من الذي يطول ومن الذي يقتصر، الذي يقتصر هو الذي يذكر الفكرة فقط ما يذكر أمثلة هذا كلامه مقتضم الذي يطول شيخنا نريد أن نعمل كذا مثلا نحن كنا في السنة الفلانية ويدخل لك في السنة الفلانية وتأتي أشخاص ومن الشخص تنطلق إلى وتذكر سيارة ومن السيارة من عالم الأشخاص إلى عالم السيارات لذلك لازم تعرف من الذي يطول من الذي لا يطول يعني أنا في الاجتماع أعرف مثلا فلان يأتي أعرف أنطول أو ما نطول لأن هذا يختصر هذا يطول هذا مرتاح يريد يطول هذا كله ما مرتاح يريد يمشي يجب أن تشخص لذلك الذي يقتضب دائما ولا يفهم كلامه أنت علق اشرح كلامه أو أترك له فرصة قل له وضح أكثر والذي يشرح كثيرا أنت اختصر كلامه قل له عصارة كلامك هكذا هل توجد عليه زيادة يقل نعم هذا هو انتهى الموضوع.

الثامن أحصر المناقشة باتجاه الأهداف المحددة سابقا ولا تسمع لأحد بالخروج عن الأهداف، يا جماعة ما سمعتم لحظة قبل ما تذكر له علاقة بالموضوع ليس له علاقة بعد الانتهاء من الاجتماع على هامش البحث إن شاء الله نشرع فيه، لا تسمح لأحد أن يخرج خارج الاجتماع.

التاسع لخص النقاط التي توصل إليها الاجتماع عند نهاية كل فقرة من فقرات الاجتماع جيد إلى هنا انتهينا من هذه الفكرة اجمع الأخوة على كذا ثم تشرح، النقطة الثانية كذا يتناقشون أحد عنده إضافة النتيجة التي توصل إليها في هذه النقطة هي كذا وكذا هذا التلخيص مهم جدا حتى تكون الأفكار حاضرة في الاجتماع.

العاشر حاول أن توضح كل بند عن قرب حتى لو احتجت للرسم لتوضيح ذلك لأن أحيانا بنود الاجتماع غير واضحة وهذا بعض الأعضاء ما يسأل يقول لماذا أنا أسأل وأظهر بمظهر الغبي الذي لا يفهم اسكت أحسن وليس مهما عندي ولكن تحتاج إلى التوضيح على البروجكتر أو على اللوح أو على التلفزيون.

الحادي عشر وزع أوراقا تحوي الملاحظات المهمة في الاجتماع التي تشمل النقاط التي توضح الأنشطة والمسؤوليات التي قمت بتحديدها لكل واحد من أعضاء الاجتماع، هذا تمام الكلام في النقطة الثانية الاتصال.

النقطة الثالثة الإلقاء

بعض المدراء يستطيع أن يقدم فكرة أو أن يتكلم بشكل عفوي لكن أن يتكلم بأسلوب خطابي وأن يخطب في الجماهير أو يخطب في مجموعة العمال هذا صعب عليه وبالتالي يحتاج أن يدخل دورات تدريبية في فن الخطابة ولا عيب في ذلك يذهب إلى معهد تدريبي خاص ويتدرب على كيفية الإلقاء أمام الجميع وهناك نقطة مهمة للمتدرب أحيانا بعض الزملاء شخص يلقي والآخرون يستمعون إليه لتشجيعه وهذا خاصة من يرقى المنبر الحسيني ابتداء إذا أنت ألقيت لا تسأل بعد ذلك الموجودين ما رأيكم في خطابي أو تسأل الزملاء ما رأيكم في كيفية إلقائي لا تسألهم لأن المستمع قد لا يكون في ذهنه شيء وأنت بسؤالك ستجعله يبحث ويفكر في الأمور السلبية هذا أولا وثانيا قد يخونه الأسلوب والتعبير في انتقادك فيجرحك ويكسرك الأسلوب الصحيح أن تسجل نفسك وتعرضه على خبير مثلا خطيب كبير أولا هذا الخطيب الكبير فنان ومر بهذه المراحل فيعرف أكثر من عموم الناس وثانيا سيراعي مشاعرك لأنه يعرف أتعابك مر بهذه المراحل كيف تتعب في الحفظ والإلقاء وانتقاء الكلمات فسيكون أسلوبه أسلوب أبوي أسلوب مشجع لا أن هذا الأسلوب يكسر وبالتالي أنت الآن أول اجتماع مع الموظفين وألقيت عليهم كلمة أو خطبة ثم بعد ذلك تعرض هذه الخطبة على زملائك المدراء الذي بعضهم قد يحسدك أو يكون منافس إليك فيضطر يعطيك كلام يكسرك الصحيح أن تعطي إلى مسؤولك أو من هو قدوة لك والذي يسددك.

طبعا مدة الإلقاء مهمة حتى لو إلقاءك جذاب إذا استمر خمس ساعات سيقول الجالسون لا طاقة لنا اليوم لذلك الإلقاء الفعال هو إيصال أكبر قدر ممكن من الأفكار بأسلوب جذاب في أقصر وقت لذلك إذا أردت أن تلقي أولا أعطي معلومات.

ثانيا أعطي إحصائيات

ثالثا أعطي أملا

رابعا شجع

خامسا يمكن أن تؤيد هذه الفكرة بقضية عابرة، قصة عابرة، فكرة عابرة، من دون إطالة كل هذا يمكن أنت في خمس دقائق تمرره كامل، يمكن تتكلم في خمس دقائق تأتي بفكرة ومعلومات وإحصائيات وتشجيع وإعطاء أمل إذا أردت الإلقاء لابد أن تلتفت إلى أربعة عشر ملاحظة تفيدك في الإلقاء:

الملاحظة الأولى أعرف جيدا من هو الجمهور ومدى معرفتهم بالموضوع الذي تود إلقاءه والكلام المناسب لهذا الاجتماع.

الملاحظة الثانية ضع أهدافا واضحة للاجتماع

الملاحظة الثالثة حضر المواد اللازمة للإلقاء والاجتماع يعني المواد اللازمة لا تكون قليلة ولا تكون كثيرة بحيث دائما ينتهي اجتماعك ما خلصت الذي عندك أو دائما ينتهي ما عندك والاجتماع إلى الآن وقته موجود هذا طبعا يحتاج إلى فن حتى في الكتابة مثلا في البحوث إذا أردت أن تبحث وتشعر أن الكلام خلص الكلام الذي عندك انتهى المطلوب منك مثلا رسالة دكتوراه ثلاثمائة صفحة أنت خلص الكلام الذي عندك هناك طريقة كيف توسع وكيف تختصر حتى في الإلقاء أحيانا أنت خلصت الكلام الذي حضرته إذا أردت أن لا ينتهي الوقت وكلامك من زمان انتهى أذكر تقسيمات تقول نتكلم القسم الأول الثاني الثالث لاحظ الآن درسنا دائما معلومات متراكمة لأنه تقسيمات في كل قسم كم تتكلم يطول الموضوع خصوصا إذا على كل فكرة تأتي بشاهد أو قصة يطول أما إذا أردت الاختصار لا تذكر أقسام وتفاصيل ذكر الأقسام والتفاصيل والأمثلة والشواهد والقصص يطيل المجلس ويطيل الاجتماع وإذا أردت الاختصار تأتي بالفكرة العامة من دون ذكر نقاط الأولى الثانية أنت نفس ذكر الأولى الثانية الثالثة لو تحسبها بحسب الوقت كم أخذت.

الملاحظة الرابعة أجعل العرض في شكل بنية بتحديد الأفكار الرئيسية للموضوع وأعطي اهتماما لمقدمة الموضوع وخاتمته البداية والنهاية مهمة مثل مقاولات الحج وغيره بداية الرحلة واستقبال صاحب الحملة ونهاية الرحلة مهمة يعطي انطباع جيد كذلك بداية الاجتماع ونهاية الاجتماع يعطي انطباعا جيدا وأيضا عرض الاجتماع أنه تستخدم وسائل حديثة إلى آخره.

الملاحظة الخامسة اختر الإمكانات المناسبة للإلقاء مثلا البروجكتر، سبورة، تلفزيون، كمبيوترات.

الملاحظة السادسة جهز ملاحظات مختصرة لتستعين بها لكي تتذكر ما تود إلقاءه وهذه البنود ليست نصوص بحيث تقرأها إذا نص تقرأ يصير الإلقاء ممل ولكن مثلا تذكر إشارات مثلا تقول التواضع قصة فلان الصدق قصة فلان الشاهد الفلاني فأنت حينما تتكلم ما تقرأ نص مكتوب ولكن فكرة توجهك.

الملاحظة السابعة تدرب كثيرا على عملية الإلقاء أمام زملائك أصدقائك طبعا الذين لديهم انطباع جيد اتجاهك أما الذين انطباع سيء يكسرونك لا تتدرب أمامهم.

الملاحظة الثامنة تذكر أن تحافظ على هدوء أعصابك عندما تبدأ الإلقاء وأن تقوم بأحسن ما لديك.

الملاحظة التاسعة حاول جذب انتباه الجمهور خصوصا عند البداية خصوصا إذا بدأت بالحكمة أو بفكرة أو ببيت شعر جذاب هذا من شأنه أن يجذب الجمهور والمستمعين.

الملاحظة العاشرة كن واثقا في حديثك وتحدث بسرعة مناسبة ليست سرعة مخلة بعضهم يتكلم سريع ما تفهم له وبعضهم بطيء جدا تنام.

الملاحظة الحادية عشر تكلم بصوت مسموع وبسرعة وصوت يتغير بحسب معاني الأفكار والشواهد بعضهم دائما على نمط واحد بحيث الذي ينام ينام على نغمة واحدة ولكن تغيير نبرات الصوت حركات اليد لها أثر في الإلقاء.

الملاحظة الثاني عشر تجنب إظهار شخصيتك بمظهر الشخصية التي لا يستطيع أحد أن يتحدث له أو معه بعض المدراء والرؤساء مثلا صدام حسين من الذي يستطيع أن يتكلم معه يخاف بعض المدير مهرج يعني يتكلم يسخرون منه لا هذا جيد ولا ذاك جيد.

الملاحظة الثالثة عشر اجعل عينيك على الجمهور ولاحظ ردود أفعالهم تجد شخص ينام تجد شخص يبتسم تجد شخص مكتئب تجد شخص منقبض تجد شخص يقبل كلامك تجد شخص لا يقبل كلامك.

الملاحظة الرابعة عشر لتكن الخاتمة بملاحظات مهمة.

هذا تمام الكلام في الأمر الثاني.

الأمر الثالث التفاوض

التفاوض مهم جدا، إلى هنا كان كلامنا في إدارة المعلومات تكلمنا حول النقطة الأولى جمع المعلومات شرعنا في النقطة الثانية الاتصال قلنا الاتصال فيه خمس نقاط أخذنا النقطة الأولى الاجتماعات ثم نأتي إلى النقطة الثانية عرض وتقديم المنتوجات الذي هو الإلقاء والعرض بقي الكلام في النقطة الثالثة التفاوض ثم الرابعة الاتصال المكتوم ثم الخامسة تقنية المعلومات.

التفاوض مهم جدا إلى هنا أخذنا مهارتين أولا الاجتماع ثانيا الإلقاء والعرض يبقى الكلام في التفاوض والحوار، الثالث التفاوض يأتي عليه الكلام.

وصلى الله على محمد وآله الطيبين الطاهرين